Facture de situation et facture électronique pour un artisan

Facture de situation et facture électronique, pour un artisan qui travaille pour une entreprise cliente : l'acompte, chaque situation et le solde sont des factures. Elles suivent donc le circuit de la réforme à la date qui vous concerne. Pour une TPE, une PME ou une micro-entreprise, l'émission passe par une plateforme agréée (PA) au 1er septembre 2027. La réception, elle, est obligatoire depuis le 1er septembre 2026.

Ce guide suit un chantier de 12 000 € HT, de l'acompte au solde. Pour un client particulier, le raisonnement change : un client particulier relève d'un autre circuit. L'artisan, son client et les montants ci-dessous sont inventés pour l'exemple.

Facture de situation et facture électronique : ce qui change pour un artisan

Prenons un plombier qui refait les sanitaires d'un restaurant. Il facture l'acompte en juillet 2027 et le solde en octobre 2027. Ses factures tombent de part et d'autre de son échéance.

• 1er septembre 2026Toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir : le plombier comme le restaurant.
• 1er septembre 2027Les TPE, PME et micro-entreprises doivent émettre par une plateforme agréée.

L'acompte de juillet peut partir comme d'habitude, en PDF ou sur papier. Le solde d'octobre part par la plateforme agréée du plombier, ex-PDP, vers celle du restaurant. Une facture de situation de travaux émise après le 1er septembre 2027 suit le même chemin.

Une précision honnête : les textes officiels lus pour ce guide ne traitent pas nommément la « facture de situation ». Nous raisonnons sur ce qui est établi pour toute facture entre entreprises. Les dates viennent du guide pratique de démarrage de la DGFiP et de la page impots.gouv.fr : je découvre la facturation électronique.

Un chantier de 12 000 € HT, du devis au solde : les pièces une par une

Prenons un électricien qui rénove l'installation des bureaux d'une société, pour 12 000 € HT. Son devis prévoit quatre paiements. Les montants sont hors taxe : la TVA s'y ajoute, au taux qui s'applique aux travaux.

Le calcul se vérifie : 3 600 + 4 800 + 2 400 + 1 200 = 12 000 € HT. La colonne TVA suppose que l'électricien n'a pas opté pour la taxe d'après les débits.

Facture de situation et acompte, quelle différence ? L'acompte se paie avant les travaux, à la commande. La situation se facture après un avancement constaté sur le chantier.

Le devis

Le devis signé fixe l'échéancier : 30 %, 40 %, 20 %, 10 %. Chaque facture du chantier reprend ensuite un montant prévu ici, sans recalcul à la main. Dans notre outil, l'app Devis sert à établir ces propositions chiffrées, à les envoyer et à les suivre.

L'acompte

Facture d'acompte, facture électronique, chantier : la règle de départ ne change pas. Tout acompte versé avant l'opération donne lieu à une facture, d'après le BOFiP : facture obligatoire pour les acomptes. Si certaines informations ne sont pas encore connues, comme la date exacte de l'opération, la facture d'acompte peut s'en passer. Le BOFiP : mentions des factures d'acompte le prévoit.

Pour une prestation de services, la TVA devient exigible à l'encaissement de chaque acompte, sauf option pour les débits. Le même texte vise les avances reçues par les entrepreneurs de travaux immobiliers : BOFiP : exigibilité de la TVA sur les prestations de services. Les 3 600 € HT encaissés le 9 août rendent donc la TVA correspondante exigible ce jour-là, alors que les travaux commencent le 16.

Les situations

Le 23 août, la moitié des bureaux est câblée : l'électricien facture la situation 1, soit 4 800 € HT. Le 3 septembre, il facture la situation 2, soit 2 400 € HT. Cette deuxième situation est émise après l'échéance : elle part par sa plateforme agréée.

Pour la TVA, le même passage du BOFiP vise toutes les sommes perçues pour l'exécution des travaux. Le règlement d'une situation en fait partie : la taxe suit son encaissement. Votre comptable confirme votre cas, en particulier si vous avez opté pour les débits.

Le solde

Le 17 septembre, le chantier est réceptionné. La facture de solde après acompte, en facture électronique, porte les 1 200 € HT restants. Elle rappelle le numéro et la date de la facture d'acompte. La doctrine administrative demande en effet que la facture définitive fasse référence aux factures d'acompte : BOFiP : mentions de la facture définitive.

Rappeler aussi les deux situations aide la société cliente à vérifier que le total fait bien 12 000 € HT. Un échéancier tenu dans le logiciel rend ce rapprochement plus simple ; dans notre outil, l'app Acomptes et échéances sert à suivre les paiements en plusieurs fois jusqu'au solde.

Avant le 1er septembre 2027 : un client ne peut pas vous imposer la plateforme

Prenons un carreleur qui refait le hall d'un hôtel. En octobre 2026, le service comptable de l'hôtel lui écrit : la situation de novembre devra passer par sa plateforme. Le carreleur est une TPE. Doit-il s'y plier ?

Non, au titre de la réforme. Le guide pratique de la DGFiP y répond à sa question 20 : la réforme ne donne pas à un client le pouvoir d'imposer l'émission électronique avant votre échéance. Vous gardez vos modalités habituelles jusqu'au 1er septembre 2027, sauf si vous entrez volontairement dans le dispositif.

Le carreleur peut répondre à l'hôtel que son obligation d'émettre commence en septembre 2027, et dire où il en est de sa préparation. La réception, en revanche, s'impose déjà à lui comme à l'hôtel. Sur ce point, voyez comment recevoir une facture électronique côté artisan.

Une situation rejetée ou refusée chez le client : que faire

Le guide de la DGFiP distingue deux incidents, qui ne se traitent pas de la même façon.

• Le rejet par une plateforme : un problème de transmission ou de contrôle, par exemple une donnée obligatoire absente. Vous en cherchez la cause, vous corrigez la facture et vous la transmettez de nouveau.
• Le refus par le client : un statut « refusée », obligatoirement motivé, réservé à des motifs précis, comme une facture mal adressée. Il ne sert pas à régler un simple litige commercial.

Reprenons l'électricien. Sa situation 2 de 2 400 € HT est adressée à l'ancienne société du groupe, et non à celle qui a signé le devis. Le client la refuse pour ce motif. L'électricien corrige le destinataire et émet une nouvelle facture, avec un nouveau numéro. Le guide le demande, pour éviter toute confusion avec la facture refusée.

Gardez la trace de l'incident : le message de refus, son motif, la facture corrigée et les échanges avec le client.

Cinq questions à poser à votre logiciel avant le prochain chantier

Prenons un peintre qui prépare le devis d'une cage d'escalier pour une agence immobilière. Avant de l'envoyer, il pose cinq questions à son éditeur de logiciel :

1. L'acompte et chaque situation sont-ils des factures distinctes, chacune avec son numéro ?
2. La facture de solde rappelle-t-elle les factures d'acompte déjà émises ?
3. L'échéancier du devis alimente-t-il chaque facture, sans ressaisie des montants ?
4. Un rejet ou un refus est-il visible, et la facture corrigée part-elle avec un nouveau numéro ?
5. Quelle plateforme agréée portera mes factures au 1er septembre 2027, et qui la choisit ?

Une réponse floue sur une seule de ces questions mérite un test sur un petit chantier avant l'échéance. Dans notre outil, l'app Facture électronique émet et reçoit les factures au format de la réforme : ce sont des factures électroniques tirées de vos devis. L'app Acomptes et échéances suit les paiements en plusieurs fois jusqu'au solde.